OSOBA NA STANOWISKO POMOC ADMINISTRACYJNA

Zakres obowiązków: 1) Obsługa sekretariatu.
2) Dbałość o funkcjonalność, porządek i estetykę sekretariatu oraz gabinetu Burmistrza Gminy Żukowo i Zastępcy Burmistrza Gminy Żukowo.
3) Organizowanie narad Burmistrza.
4) Organizowanie spotkań Burmistrza z mieszkańcami Gminy.
5) Prowadzenie korespondencji Burmistrza i Zastępcy Burmistrza.
6) Prowadzenie kroniki Gminy Żukowo.
7) Łączenie rozmów telefonicznych.
8) Odbieranie pism, w tym skarg i wniosków wnoszonych drogą elektroniczną [email protected], [email protected] lub [email protected] (e-mail) oraz zwrotne potwierdzenie ich złożenia, jeżeli zażąda tego wnioskodawca.
9) Obsługa elektronicznego obiegu dokumentów Burmistrza oraz Zastępcy Burmistrza w zakresie załatwianych przez nich spraw.
10) Wystawianie poleceń wyjazdów służbowych pracowników oraz prowadzenie rejestru wystawianych poleceń wyjazdów służbowych pracowników, a także powiadamianie pracownika ds. kadr o każdorazowym wystawionym poleceniu.
11) Prowadzenie ewidencji codziennych wyjść pracowników w godzinach pracy i w tym zakresie bieżąca współpraca z pracownikiem ds. kadr.
12) Sporządzanie kondolencji oraz zleceń.
13) Zamawianie okazjonalnych wiązanek i kwiatów, artykułów spożywczych.
14) Archiwizowanie dokumentacji własnej, Burmistrza Gminy Żukowo, Zastępcy Burmistrza.
15) Przygotowywanie odpowiedzi, zestawień, materiałów informacyjnych, sprawozdawczych i statystycznych oraz raportów z zakresu spraw związanych z zajmowanym stanowiskiem pracy.
16) Sporządzanie projektów odpowiedzi na interpelacje, zapytania i wnioski radnych Rady Miejskiej w Żukowie, sołtysów, wnioski komisji Rady Miejskiej w Żukowie oraz organów wykonawczych jednostek pomocniczych.
17) Odbieranie pism otrzymanych drogą elektroniczną, w tym e-mail i udzielanie odpowiedzi na nie.
18) Obsługa elektronicznego obiegu dokumentów w zakresie realizowanych spraw.
19) Wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa określonych w ustawach, w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Żukowie, Regulaminie Pracy oraz