Specjalista/Specjalistka ds. administracji, finansów i wsparcia zarządu

Zakres obowiązków: 1. Finanse operacyjne i raportowanie:- prowadzenie i regularna aktualizacja raportu cash-flow firmy,- prowadzenie zestawień przychodów i kosztów,- przygotowywanie cyklicznych raportów finansowo-operacyjnych na potrzeby Zarządu,- kontrola faktur kosztowych i kompletności dokumentacji,- przygotowywanie zestawień płatności do akceptacji,- monitorowanie terminów płatności, zobowiązań oraz należności,- kontrola kosztów stałych, abonamentów oraz innych powtarzalnych wydatków,- porównywanie faktur z zaakceptowanymi ofertami, zleceniami, zamówieniami lub umowami,- przygotowywanie danych i dokumentów dla zewnętrznego biura księgowego,- bieżąca współpraca i koordynacja z biurem księgowym,- egzekwowanie i uzupełnianie brakujących dokumentów księgowych.2.

Administracja i dokumentacja firmy:- organizowanie i prowadzenie elektronicznego archiwum dokumentacji firmowej, rownież w ramach prowadzonych projektów,- prowadzenie rejestru umów, aneksów, ofert, zamówień, zleceń i innych dokumentów firmowych,- pilnowanie terminów wynikających z umów i innych zobowiązań,- obsługa bieżącej korespondencji administracyjnej,- kontakt z dostawcami oraz usługodawcami w sprawach dokumentacyjnych i organizacyjnych,- przygotowywanie zestawień, dokumentów i materiałów na potrzeby Zarządu,- dbanie o prawidłowy przepływ informacji i dokumentów pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za poszczególne obszary firmy.3.

Dokumentacyjne wsparcie produkcji i zakupów:- tworzenie i prowadzenie uporządkowanego rejestru dostawców,- archiwizowanie ofert i kosztorysów,- prowadzenie dokumentacji zamówień i zleceń produkcyjnych,- kontrola, czy przed realizacją zlecenia dostępne są uzgodnione ceny, ilości, terminy i warunki,- archiwizowanie i porządkowanie tech packów oraz ich kolejnych wersji,- przyporządkowywanie faktur do właściwych zamówień i zleceń,- zapewnienie, że dokumentacja dostawców i produkcji jest kompletna i łatwo dostępna.4.

Wsparcie Zarządu/funkcja asystencka.- bezpośrednie wsparci