Podinspektor ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE) (k/m)

Zakres obowiązków: Do zakresu zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE) należy w szczególności:należy w szczególności:1. prowadzenie sekretariatu zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej i niniejszym regulaminem;2. sprawna i profesjonalna obsługa interesantów; przestrzeganie zasad uprzejmości i życzliwości w kontaktach z interesantami,3. udzielanie wszechstronnej informacji i pomocy interesantom w sprawach dotyczących zadań realizowanych przez Urząd oraz obowiązujących w tym zakresie procedur;4. przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich według właściwości do innych pracowników Urzędu;5. przekazywanie niezwłocznie pilnej korespondencji Burmistrzowi a w razie jego nieobecności Zastępcy Burmistrza, Sekretarzowi lub według właściwości innym pracownikom Urzędu;6. współpraca z instytucjami i przedsiębiorstwami świadczącymi usługi pocztowe, potwierdzanie pod względem merytorycznym faktur za przesyłki pocztowe oraz inne zakupy na potrzeby sekretariatu;7. organizacja i obsługa spotkań i narad organizowanych przez Burmistrza lub zastępcę Burmistrza;8. przyjmowanie, sprawdzanie, ewidencjonowanie korespondencji kierowanej do Urzędu;9. obsługa centrali telefonicznej, faksu, poczty elektronicznej;10. odbiór i rozdysponowanie korespondencji przekazywanej elektronicznie, z platformy ePUAP i e-doręczeń,11. organizowanie obiegu akt w urzędzie poprzez właściwe ich przyjmowanie, rejestrowanie, załatwianie i przechowywanie, wysyłanie, rozdział korespondencji i przesyłek,12. wysyłanie korespondencji Urzędu;13. prowadzenie rejestru kancelaryjnego;14. dbanie o estetykę pomieszczenia sekretariatu i gabinetów;15. prowadzenie prenumeraty prasy, czasopism i publikacji dla całego Urzędu;16. zabezpieczenie rejestru pieczęci urzędowych, zamawianie pieczęci;17. prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego;18. koordynowanie prac związanych z