Specjalista (K/M)

Zakres obowiązków: 1.Prowadzenie obsługi kancelaryjnej jednostki zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną oraz procedurami wewnętrznymi.
2.Przyjmowanie, rejestrowanie, dekretowanie, skanowanie i przekazywanie korespondencji wpływającej do właściwych komórek organizacyjnych.
3.Obsługa korespondencji wpływającej i wychodzącej w formie tradycyjnej oraz elektronicznej, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej, ePUAP i e-Doręczeń.
4.Prowadzenie rejestrów kancelaryjnych, w tym rejestru przesyłek wpływających, rejestru korespondencji wychodzącej oraz składu chronologicznego.
5.Uzupełnianie metadanych dokumentów w systemach elektronicznego obiegu dokumentów.
6.Koordynowanie przepływu dokumentacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi, oddziałami i filiami jednostki.
7.Obsługa przesyłek pocztowych i kurierskich, w tym nadawanie listów i paczek, prowadzenie dokumentacji nadawczej oraz sporządzanie pocztowej książki nadawczej (PKN).
8.Przyjmowanie zwrotnych potwierdzeń odbioru, obsługa zwrotów korespondencji oraz odbiorów osobistych dokumentacji.
9.Obsługa dokumentów i kartonów w składach chronologicznych i archiwizacyjnych oraz archiwizacja dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
10.Rozliczanie usług pocztowych i kurierskich oraz opisywanie faktur związanych z realizowanymi zadaniami.
11.Przygotowywanie wniosków o udzielenie zamówień publicznych w zakresie wykonywanych obowiązków.
12.Dokonywanie zakupów artykułów i materiałów niezbędnych do funkcjonowania sekretariatu zgodnie z regulacjami wewnętrznymi.
13.Współpraca z dostawcami usług zewnętrznych oraz operatorami pocztowymi i kurierskimi.
14.Sporządzanie pism, zestawień, notatek i innych dokumentów na polecenie przełożonych.
15.Wysyłka obowiązkowych egzemplarzy wydawnictw jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami.
16.Obsługa i bieżące utrzymanie urządzeń biurowych oraz wyposażenia pozostającego w dyspozycji stanowiska.
17.Utrzymanie porządku i właściwego stanu wyposażenia w przestrzeni administracyjno-biurowej, w tym obsługa zaplecza