Stanowisko urzędnicze ds. obsługi sekretariatu w Gabinecie Starosty

Zakres obowiązków: 1) Prowadzenie sekretariatu Starosty i Wicestarosty, w szczególności:
- prowadzenie kalendarza służbowego Starosty i Wicestarosty,
- organizowanie i koordynowanie spotkań służbowych,
- przyjmowanie, łączenie i przekazywanie rozmów telefonicznych,
- przygotowywanie i organizowanie wyjazdów służbowych,
- organizowanie wizyt gości oraz zapewnienie właściwej obsługi spotkań,
- przygotowywanie korespondencji oraz przekazywanie dokumentów wpływających do Starosty i Wicestarosty,
- przekazywanie poleceń Starosty i Wicestarosty właściwym komórkom organizacyjnym Starostwa,
- dbanie o właściwy porządek i organizację pracy gabinetów Starosty i Wicestarosty,
- przygotowywanie projektów pism, zaproszeń, podziękowań i innych dokumentów związanych z działalnością Starosty i Wicestarosty,
- prowadzenie rejestrów i ewidencji należących do zakresu działania Gabinetu Starosty,
- współpraca przy organizacji uroczystości, spotkań i wydarzeń organizowanych przez Powiat Leszczyński.
2) Monitorowanie korespondencji elektronicznej wpływającej na skrzynkę Sekretariatu oraz przekazywanie jej Staroście, Wicestaroście i właściwym komórkom organizacyjnym.
3) Organizowanie kontaktów interesantów ze Starostą, Wicestarostą oraz naczelnikami wydziałów, w tym w sprawach skarg i wniosków.
4) Sporządzanie sprawozdań z działalności Starosty i Wicestarosty oraz tygodniowych planów wydarzeń i przedkładanie ich do zatwierdzenia.
5) Opisywanie faktur pod względem merytorycznym i celowości poniesionych wydatków zgodnie z obowiązującymi procedurami.
6) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną i przepisami archiwalnymi.
7) Przygotowywanie sali posiedzeń Zarządu Powiatu oraz zapewnienie jej gotowości do odbywania posiedzeń i spotkań.
8) Współpraca w zakresie organizacji transportu służbowego dla Starosty i Wicestarosty.
9) Uzgadnianie ze Starostą działań związanych z promocją Powiatu, w szczególności dotyczących organizowanych wydarzeń, materiałów promocyjnych i upominków.