Stanowisko ds. sekretariatu i archiwum

Zakres obowiązków: 1. Obsługa sekretariatu i kancelarii
-Zarządzanie korespondencją: Prowadzenie centralnego rejestru pism wpływających i wychodzących w systemie elektronicznej rejestracji FINN Przyjmowanie, rejestrowanie, segregowanie oraz przekazywanie właściwym działom poczty tradycyjnej i elektronicznej.
-Obsługa bieżąca: Obsługa połączeń telefonicznych, przyjmowanie interesantów , udzielanie informacji, umawianie spotkań kierownictwa
-Prowadzenie: rejestru pieczęci , kluczy oraz innych przydzielonych przez przełożonego
-Wsparcie logistyczne: Organizacja spotkań kierownictwa, narad oraz dbanie o zaopatrzenie biura w artykuły piśmiennicze
2. Prowadzenie archiwum zakładowego
-Przejmowanie dokumentacji: Przyjmowanie uporządkowanych akt z komórek merytorycznych na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
-Ewidencjonowanie zasobów: Prowadzenie spisów zdawczo-odbiorczych oraz komputerowych baz danych archiwum.
-Nadzór nad klasyfikacją: Weryfikacja poprawności przypisania symboli z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) przez pracowników jednostki,
sprawdzanie prawidłowości podziału dokumentacji na kategorie archiwalne (akta kategorii A i B).
-Zabezpieczanie kategorii A: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania materiałów o wartości historycznej (kontrola wilgotności, temperatury, ochrona przed światłem i kurzem w magazynie).
-Przechowywanie i ochrona: Porządkowanie półek, dbanie o właściwe warunki klimatyczne w archiwum oraz zabezpieczanie dokumentów przed zniszczeniem.
-Udostępnianie akt: Wydawanie dokumentów uprawnionym pracownikom i zewnętrznym instytucjom oraz nadzór nad ich zwrotem.
-Brakowanie dokumentacji: Selekcja i przygotowywanie do zniszczenia dokumentów niearchiwalnych, których okres przechowywania już minął.
-Współpraca z Archiwum Państwowym:
Występowanie o zgody na brakowanie (zniszczenie) dokumentacji niearchiwalnej kategorii B po upływie okresu jej przechowywania. Uzgadnianie zmian w JRWA
Wymagania:
- wykształcenie: średnie ogólnoksz