Samodzielny referent/ka

Zakres obowiązków: 1.Bieżąca obsługa sekretarsko-biurowa
a)Prowadzenie kalendarza spotkań Dziekana i Prodziekana, w tym monitorowanie terminów posiedzeń i innych wydarzeń wydziałowych.
b)Przyjmowanie i rejestracja korespondencji wpływającej i wychodzącej (tradycyjnej oraz elektronicznej), a także przygotowywanie projektów pism, zaproszeń i podziękowań.
c)Rozliczanie krajowych i zagranicznych delegacji służbowych Dziekana.
d)Nadzór nad stanem materiałów biurowych, zgłaszanie zapotrzebowania na zakupy rzeczowe oraz organizacja poczęstunku podczas oficjalnych spotkań.
2.Zadania administracyjno-organizacyjne i sprawozdawczość
a)Sporządzanie projektów pism Dziekana.
b)Techniczna obsługa posiedzeń Rad Wydziału (wysyłanie zawiadomień, kompletowanie materiałów, prowadzenie list obecności, rejestracja audio, sporządzanie protokołów i sprawozdań).
c)Techniczna obsługa posiedzeń Rad Programowych (wysyłanie zawiadomień, kompletowanie materiałów, prowadzenie list obecności, rejestracja audio, sporządzanie protokołów i sprawozdań).
d)Zbieranie danych i przygotowywanie wkładu merytorycznego do corocznego raportu dla MKDiN.
3.Obsługa spraw finansowych i kadrowo-płacowych
a)Wprowadzanie i rozliczanie faktur oraz rachunków za zakupy wydziałowe w systemie finansowo-księgowym SKW.
b)Weryfikacja i rozliczanie arkuszy godzin nadliczbowych oraz ponadwymiarowych realizowanych przez kadrę dydaktyczną Wydziału.
c)Prowadzenie dokumentacji i rozliczanie godzin dydaktycznych realizowanych na podstawie umów cywilnoprawnych przez osoby niebędące pracownikami etatowymi.
a)Bieżąca obsługa systemu POL-on, w tym kontrola postępu prac, wprowadzanie i korekta danych - w porozumieniu i współpracy z zespołami odpowiedzialnymi a także Dziekanem i Prodziekanem.
4.Komunikacja i przepływ informacji
a)Bezpośrednia i telefoniczna obsługa interesantów (pracowników, studentów oraz osób zewnętrznych), udzielanie informacji i kierowanie do właściwych jednostek wydziałowych.
b)Dystrybucja komunikatów, poleceń i ogłoszeń Dziekana do podległych ka