Specjalista/Specjalistka ds. administracji, finansów i wsparcia zarządu

Zakres obowiązków: 1. Finanse operacyjne i raportowanie:
- prowadzenie i regularna aktualizacja raportu cash-flow firmy,
- prowadzenie zestawień przychodów i kosztów,
- przygotowywanie cyklicznych raportów finansowo-operacyjnych na potrzeby Zarządu,
- kontrola faktur kosztowych i kompletności dokumentacji,
- przygotowywanie zestawień płatności do akceptacji,
- monitorowanie terminów płatności, zobowiązań oraz należności,
- kontrola kosztów stałych, abonamentów oraz innych powtarzalnych wydatków,
- porównywanie faktur z zaakceptowanymi ofertami, zleceniami, zamówieniami lub umowami,
- przygotowywanie danych i dokumentów dla zewnętrznego biura księgowego,
- bieżąca współpraca i koordynacja z biurem księgowym,
- egzekwowanie i uzupełnianie brakujących dokumentów księgowych.
2. Administracja i dokumentacja firmy:
- organizowanie i prowadzenie elektronicznego archiwum dokumentacji firmowej, rownież w ramach prowadzonych projektów,
- prowadzenie rejestru umów, aneksów, ofert, zamówień, zleceń i innych dokumentów firmowych,
- pilnowanie terminów wynikających z umów i innych zobowiązań,
- obsługa bieżącej korespondencji administracyjnej,
- kontakt z dostawcami oraz usługodawcami w sprawach dokumentacyjnych i organizacyjnych,
- przygotowywanie zestawień, dokumentów i materiałów na potrzeby Zarządu,
- dbanie o prawidłowy przepływ informacji i dokumentów pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za poszczególne obszary firmy.
3. Dokumentacyjne wsparcie produkcji i zakupów:
- tworzenie i prowadzenie uporządkowanego rejestru dostawców,
- archiwizowanie ofert i kosztorysów,
- prowadzenie dokumentacji zamówień i zleceń produkcyjnych,
- kontrola, czy przed realizacją zlecenia dostępne są uzgodnione ceny, ilości, terminy i warunki,
- archiwizowanie i porządkowanie tech packów oraz ich kolejnych wersji,
- przyporządkowywanie faktur do właściwych zamówień i zleceń,
- zapewnienie, że dokumentacja dostawców i produkcji jest kompletna i łatwo dostępna.
4. Wsparcie Zarządu/funkcja asystencka.
- bezpośrednie wsparci